KSeF – Krajowy System e-Faktur. Co warto wiedzieć na ten temat?

KSeF – Krajowy System e-Faktur. Co warto wiedzieć na ten temat?

Faktury elektroniczne, czyli faktury wystawione i otrzymane w dowolnej formie elektronicznej jak np. PDF, są codziennością w życiu gospodarczym. Zazwyczaj wystawia się je za pomocą programów do fakturowania, które uwzględniają wszystkie obowiązkowe elementy faktury. Obecnie w obrocie gospodarczym funkcjonują faktury elektroniczne, faktury papierowe i dobrowolnie wystawiane e-Faktury w systemie KSeF. Wystawianie faktur elektronicznych jak i papierowych zostanie zastąpione obowiązkiem wystawiania e-Faktur, czyli faktur ustrukturowanych funkcjonujących w Krajowym Systemie e-Faktur.

Krajowy System e-Faktur — podstawowe informacje na temat KSeF

Krajowy System e-Faktur KSeF jest kolejnym krokiem do uszczelnienia systemu podatkowego VAT przez Ministerstwo Finansów trwającym już od 2016 r. KSeF ma również zapewnić możliwość bieżącego monitorowania transakcji między podmiotami obrotu gospodarczego i tym samym ma ograniczyć potrzebę prowadzenia przez administrację skarbową działań kontrolnych u przedsiębiorców poprzez ich precyzyjne ukierunkowanie tam, gdzie istnieje podejrzenie nieprawidłowości w rozliczeniach z budżetem.

Te cele zostaną osiągnięte poprzez wprowadzenie jednolitego wzoru faktury ustrukturyzowanej w formacie XML dla wszystkich podmiotów obrotu gospodarczego zobowiązanych do wystawiania faktur w systemie KSeF. W systemie KSeF ujmowane będą faktury sprzedaży i faktury korygujące do faktur sprzedaży, które będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres dziesięciu lat, począwszy od końca roku, w którym wystawiono daną fakturę.

Czy KSeF jest obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur został wprowadzony w 2022 roku i obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, jednak już od 1 lipca 2024 r., a dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r., będzie obowiązkowe bez względu na skalę prowadzonej działalności gospodarczej czy branżę.

e-Faktura, czyli faktura ustrukturyzowana, będzie od tego momentu jedyną formą dokumentowania transakcji między przedsiębiorcami, w sytuacji gdy podmiot wystawiający fakturę posiada:

• stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, lub 
• siedzibę w Polsce.
  
  

Wystawianie e-Faktur w systemie KseF nie dotyczy:

• faktur wystawianych w procedurach OSS i IOSS,
• faktur konsumenckich (B2C),
• biletów spełniających funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych),
• faktur wystawianych przez podatników nieposiadających ani siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• faktur wystawianych przez podatników nieposiadających siedziby w Polsce, którzy co prawda mają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
• faktur z kasy rejestrującej i paragonów z NIP do końca 2024 r.

Należy zwrócić szczególną uwagę na to, że kwestia prawidłowego ustalenia istnienia (bądź nie) stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce w dalszym ciągu sprawia wiele problemów, a błąd w tym zakresie będzie miał bardzo poważne konsekwencje. Dlatego też warto, aby podmioty zagraniczne, które są obecnie jedynie zarejestrowane na potrzeby VAT w Polsce, wykorzystały nadchodzące miesiące na wystąpienie z wnioskiem o uzyskanie interpretacji indywidualnej, zapewniającej ochronę przed odmiennym stanowiskiem organów podatkowych w kwestii istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności.

e-Faktury – jak się je wystawia?

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest możliwe na dwa sposoby, tzn. poprzez:

• platformy online, które zostały udostępnione podatnikom przez Ministerstwo Finansów. Do platform tych należą:
  
  - aplikacja Podatnika KSeF – aplikacja internetowa, która daje dostęp do wersji produkcyjnej (roboczej) – dokumenty, które zostaną wówczas wystawione, trafiają do prawnego obiegu oraz testowej/demo (można w ten sposób zapoznać się z funkcjonalnościami, jakie oferuje ten rządowy system);
  
  - aplikacja e-mikrofirma – moduł wchodzący w skład system e-Urząd Skarbowy, dzięki któremu można w wygodny sposób transferować dane do ewidencji prowadzonej na cele związane z podatkiem VAT;
  
  

• programy komercyjne (księgowe, magazynowe i inne) – programy komercyjne, które wdrożą możliwość generowania e-Faktur z wykorzystaniem baz danych znajdujących się w tych programach prześlą te faktury do systemu KSeF przez bramkę w Ministerstwie Finansów.

Spółki córki oraz oddziały przedsiębiorstw zagranicznych w Polsce, w których proces wystawiania faktur odbywa się za granicą będą zmuszone dostosować swoje systemy, tak aby generowały one ustrukturyzowane e-Faktury. Mogą one również skorzystać z usług biur rachunkowych, które wystawią e-Faktury i prześlą je przez bramkę w Ministerstwie Finansów. Dotyczy to również innych podmiotów, gdyż w ramach KSeF podatnik ma możliwość bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, lub też wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień przez ten podmiot.

Krajowy System e-Faktur – korzyści dla przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów stara się zachęcić przedsiębiorców do wdrożenia wystawiania e-Faktur w KSeF jeszcze zanim powstanie obowiązek wystawiania faktur w tym systemie. Aby promować ten system, wprowadzono w przepisach udogodnienia dla podatników stosujących wystawianie e-Faktur. Jest to między innymi skrócenie terminu, w jakim zwracany jest nadpłacony podatek od towarów i usług (z sześćdziesięciu do czterdziestu dni), jak również brak obowiązku sporządzania Jednolitego Pliku Kontrolnego - modułu JPK_FA.

Co ważne, koszty związane z wdrożeniem obowiązkowego systemu KSeF w firmach są traktowane jako nakłady na badania i rozwój. Taka klasyfikacja umożliwi skorzystanie z ulgi podatkowej, która umożliwia odliczenie nawet 200 procent poniesionych kosztów!

Wprowadzenie jednolitej ustrukturyzowanej e-Faktury w obrocie gospodarczym w Polsce i możliwość zaciągnięcia tych faktur do systemów księgowym z KSeF zautomatyzuje procesy księgowe, co zaoszczędzi czas i tym samym koszty w przedsiębiorstwach.

Krajowy System e-Faktur. Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które dzięki rozwojowi nowoczesnych technologii cyfrowych z jednej strony zapewnia większą kontrole Skarbu Państwa nad podatnikami i obrotem gospodarczym, a zwłaszcza podatkiem VAT, a drugiej strony w znacznym stopniu ułatwia procesy gospodarcze w przedsiębiorstwach poprzez automatyczną kontrolę swoich kontrahentów oraz możliwość automatycznych zapisów faktur zakupowych i sprzedażowych oraz ich korekt w systemach księgowych.