Jak sprawdzić kontrahenta – najważniejsze bazy weryfikacji

Jak sprawdzić kontrahenta – najważniejsze bazy weryfikacji

Podstawą współpracy biznesowej powinno być zaufanie pomiędzy kontrahentami. Aby upewnić się, że transakcja handlowa jest zawierana z zarejestrowanym, legalnie działającym podmiotem, konieczne może okazać się dokonanie weryfikacji. W jaki sposób można to zrobić? Obecnie przedsiębiorcy mają wiele możliwości w tym zakresie.

Jakie bazy do weryfikacji kontrahentów wykorzystuje się na co dzień w biznesie?

Dynamiczny rozwój technologii cyfrowych ma coraz większy wpływ na prowadzenie działalności gospodarczej. Dzięki temu zarządzanie biznesem jest w wielu aspektach znacznie ułatwione. Do użytecznych rozwiązań należą bazy kontrahentów.

Dzięki rejestrom możemy sprawdzić między innymi to, czy dany podmiot zgodnie ze składanymi deklaracjami:

• prowadzi zarejestrowaną działalność gospodarczą,
• ma status czynnego podatnika VAT,
• posiada siedzibę działalności gospodarczej pod określonym adresem,
• zajmuje się prowadzeniem aktywności biznesowej w określonym segmencie rynku,

oraz wiele innych.

Sprawdzenie tych aspektów pozwala upewnić się, że dana firma będzie rzetelna w czasie współpracy. Prawdopodobieństwo tego, że kontrahent nie zapłaci za otrzymany towar lub usługę, staje się wówczas znacznie niższe... choć oczywiście nie znika – ryzyko to nieodłączny element prowadzenia biznesu.

To niejedyna korzyść, o której powinien pamiętać przedsiębiorca. Otóż, weryfikacja podmiotu w bazie pozwala na uniknięcie tzw. odpowiedzialności solidarnej z tytułu podatku VAT niezapłaconego przez nierzetelnego kontrahenta.

Obecnie dostępne są różne rodzaje baz. Dobra wiadomość jest taka, że w większości zbiory te są bezpłatne – ich prowadzeniem zajmują się bowiem instytucje publiczne.

Niektóre z nich to:

• wyszukiwarka CEIDG,
• wyszukiwarka KRS,
• biała lista podatników VAT,
• płatne rejestry z zapisami na temat nierzetelnych dłużników.

W dalszej części powiemy coś więcej na temat poszczególnych rozwiązań.

Wyszukiwarka CEIDG

Jeśli przedsiębiorca potrzebuje wiarygodnych informacji na temat osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą lub będącej wspólnikiem w spółce cywilnej, może skorzystać w tym celu z bazy CEIDG (to skrótowiec pochodzący od terminu Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Jest to rejestr dostępny na stronie rządowej pod adresem https://aplikacja.ceidg.gov.pl. Pozwala on – po wpisaniu np. numeru NIP/REGON, nazwy czy imienia i nazwiska przedsiębiorcy – na zdobycie m.in. następujących rodzajów danych:

pełna nazwa działalności gospodarczej oraz data jej rozpoczęcia, 

aktualny status firmy – jeśli wybrany podmiot został zawieszony lub jest w trakcie restrukturyzacji, również otrzymamy komunikat w tym zakresie,
segmenty rynkowe, w których prowadzona jest działalność – do tego celu wykorzystuje się PKD, czyli Polską Klasyfikację Działalności,
dane pełnomocników przedsiębiorcy oraz zakres przyznanych im uprawnień (dot. np. składania oświadczeń czy odbioru dokumentów).

Wyszukiwarka KRS

Odpowiednikiem wyszukiwarki CEIDG dla spółek prawa handlowego jest baza Krajowego Rejestru Sądowego (KRS, strona internetowa: ekrs.ms.gov.pl). Zbiór ten pozwala na otrzymanie informacji na temat takich form organizacyjno-prawnych, jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, partnerskie oraz akcyjne. Oprócz tego możliwe jest także zweryfikowanie działalności stowarzyszeń, fundacji itp.

Aby uzyskać niezbędne dane (w formie odpisu skróconego lub pełnego), należy wpisać nazwę bądź numer REGON, NIP lub KRS. Oprócz tego można posiłkować się takimi danymi, jak na przykład województwo, powiat, gmina czy miejscowość, w której znajduje się siedziba spółki.

Zakres informacji znajdujących się w bazie KRS jest bardzo szeroki. Oprócz kwestii formalnych (adres, data założenia itp.) umieszcza się tu także dane dotyczące wspólników i prokurentów, kapitału założycielskiego (wysokość wkładów wniesionych przez poszczególnych wspólników), daty złożenia sprawozdania finansowego, nieuregulowanych wierzytelności czy postępowania układowego.

Wyżej wymienione informacje to absolutne minimum, jeżeli celem przedsiębiorcy jest zmniejszenie ryzyka zawarcia transakcji z nieuczciwym kontrahentem. Przykładowo, same dane na temat członków zarządu pozwalają upewnić się, z kim można podpisać umowę handlową. Z kolei brak aktualnego wpisu o złożeniu sprawozdania finansowego w terminie może stanowić sygnał ostrzegawczy – istnieje wówczas ryzyko złych intencji kierownictwa firmy. Z kolei poziom kapitału zakładowego pokazuje (jest tak np. w przypadku spółki z o.o.), do jakiej wysokości dany podmiot odpowiada za zaciągnięte zobowiązania.

Biała lista podatników VAT

O ile korzystanie z wyszukiwarki CEIDG czy KRS stanowi przejaw rozsądku ze strony przedsiębiorcy, to stosowanie białej listy jest wymagane w świetle obecnie obowiązujących przepisów (ustawa z dnia 21 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług). Weryfikowanie kontrahenta z użyciem białej listy jest obligatoryjne w sytuacji, gdy kwota transakcji jest wyższa niż 15 tysięcy złotych. Potwierdzenie czynnego statusu podatnika VAT oraz zapisanie/wydrukowanie wygenerowanego wyniku chroni podatnika przed odpowiedzialnością solidarną za nieuregulowanie zobowiązań przez nieuczciwego kontrahenta.

Aby móc uzyskać niezbędne dane, należy podać – po przejściu na platformę znajdującą się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów – jedną z następujących informacji: numer rachunku bankowego, NIP, REGON lub nazwa przedsiębiorstwa (wystarczy pięć kolejnych znaków).

Jeśli chodzi o status danych, domyślnie ustawiony jest aktualny dzień. Możliwe jest jednak wybranie także dat z przeszłości.

Po uzupełnieniu paska wyszukiwania wyświetli się komunikat, czy dany podmiot figuruje w rejestrze podatników VAT. Oprócz tego generowana jest pełna nazwa przedsiębiorstwa, adres siedziby oraz informacje m.in. na temat numeru NIP, REGON, KRS i rachunku bankowego.

Rejestry do weryfikowania nierzetelnych dłużników

Dotychczas opisane zbiory publiczne to bezpłatne zbiory danych, które pozwalają na zweryfikowanie informacji formalnych. Oprócz tego wartościowe są również bazy dotyczące nierzetelnych dłużników. Korzystanie z nich wymaga poniesienia opłaty, z drugiej jednak strony pozwala na zdobycie niezwykle ważnych wiadomości na temat wypłacalności i wiarygodności obecnego lub potencjalnego kontrahenta.

Do rozwiązań w tym zakresie należą przede wszystkim:

• BIG InfoMonitor (Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor),
• KRD BIK SA (Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Krajowej SA),
• ERIF – Rejestr Dłużników Biuro Informacji Gospodarczej SA.

W zależności od zakresu pozyskiwanych wiadomości czy liczby weryfikowanych przedsiębiorstw, miesięczny koszt korzystania z baz danych może wynieść od kilkudziesięciu do nawet kilkuset złotych. Wydatek z tego tytułu można potraktować jako inwestycję w rozwój biznesu. Tego typu systemy zawierają zapisy na temat opóźnień w spłatach. Jeśli dotychczasowy lub przyszły kontrahent widnieje w rejestrze, należy poważnie zastanowić się przed dokonaniem transakcji handlowej – choć nie oznacza to pewności, że dłużnik okaże się nierzetelny, to jednak ryzyko to znacząco wówczas wzrasta.

Podsumowanie

Sprawdzenie kontrahenta w bazie danych to dobry sposób na zmniejszenie ryzyka zawarcia transakcji z nierzetelnym partnerem biznesowym. Takie działanie zaleca się szczególnie w przypadku rozpoczęcia współpracy, aczkolwiek niektórzy przedsiębiorcy systematycznie weryfikują także te firmy, z którymi współpracują już od dłuższego czasu.

Zakres informacji, które możemy uzyskać dzięki tego typu bazom, jest naprawdę szeroki. W rejestrach tych można zazwyczaj sprawdzić zarówno dane aktualne, jak i historyczne. Z drugiej jednak strony, nawet najobszerniejszy rejestr nie da nam stuprocentowej pewności, czy dany przedsiębiorca jest rzetelny oraz postępuje etycznie.