Ewidencja czasu pracy w odniesieniu do RODO

Ewidencja czasu pracy- zasady ogólne i zmiany w sposobie jej prowadzenia w odniesieniu do RODO

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Zaniechanie tej procedury jest wykroczeniem przeciwko prawom pracowniczym i podlega karze grzywny w wysokości od 1000-30000 złotych. od 28 maja 2018 roku obowiązują również przepisy RODO, określające nowe regulacje w zakresie dostępności do danych osobowych pracownika. 

Zakres ewidencji

Przede wszystkim obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, zatrudniający powinien spełnić wobec wszystkich pracowników, niezależnie od systemu i organizacji ich zatrudnienia.

Dotyczy to również:

• osób wyznaczonych przez pracodawcę do zarządzania firmą,
• pracujących w systemie zadaniowym,
• osób wynagradzanych ryczałtowo, za pracę w godzinach nocnych i nadliczbowych.

W przypadku tych ostatnich nie trzeba ewidencjonować godzin pracy a jedynie wprowadzić informację o tym, że dany pracownik wykonywał pracę na stanowisku np. określając to symbolem "P".

Zakres ewidencji obejmuje wszystkie dane potrzebne do rozliczenia czasu pracy a co za tym idzie ustalenia właściwego wynagrodzenia za przepracowany okres czasu. Są to dane dotyczące:

• pracy w dobach roboczych,
• pracy w niedzielę i święta,
• godzin nadliczbowych,
• pracy na nocną zmianę,
• dyżury,
• delegacje,
• dni wolne od pracy - soboty i niedziele,
• urlopy,
• zwolnienia lekarskie,
• inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.

Ewidencja czasu pracy a RODO

W świetle nowych przepisów, nieprawidłowe jest prowadzenie zbiorczej ewidencji czasu pracy. Wgląd w ewidencję czasu pracy nie może być również nieograniczony, co dotyczy tak samo małych jak i dużych zespołów pracowniczych. Do wglądu w ewidencję mają prawo jedynie:

• pracownicy kadr,
• pracodawca lub osoba go reprezentująca (np. kierownik),
• sam pracownik lub osoba przez niego upoważniona.

Czy ewidencja czasu pracy musi być prowadzona w formie papierowej?

W przepisach prawa brak wyraźnie określonych wytycznych, zmuszających pracodawcę do prowadzenia ewidencji w formie papierowej. Zgodnie z decyzją Państwowej Inspekcji Pracy, dopuszczalne jest prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej. Jest to rozwiązanie dość praktyczne ponieważ wygodny system rejestracji wejścia i wyjścia pracownika, można połączyć bezpośrednio z jego kartą ewidencji. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami RODO, rejestracja pracownika, nie może się odbywać za pomocą linii papilarnych, tęczówki oka czy kodu DNA.

Dowiedz się jak nasi eksperci mogą ci pomóc w ewidencji czasu pracy